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本文建立在这样的分析上:1、我们不是因为事务太多而沮丧,给我们带来沮丧、受挫感的是因为我们没完成与自己订立的契约、我们把契约拖延、撕毁,我们定下了计划而没有履行。如果事务可以按照契约执行,数量并不会带来痛苦。
2、大脑的记忆提醒系统并不可靠,大脑也不会精确建立条理和量化系统,简单来说,一味让大脑指导你的行为,行为会无序随意化;
3、大脑在一个复杂的任务(甚至是不明确的任务)前会有畏难心理;
4、大脑中盘踞的问题与效率成反比;
5、大脑本性反对硬性的行程表--几点去吃饭,几点去看书,大脑喜欢灵活的安排。
针对以上的分析和GTD理论,我构建了自己的行动规划和管理系统,无论问题多么棘手,通过APMS系统我可以把艰巨问题分解,避免消极、拖延和束手无策感,开始下一步行动。
从一定意义上来说,这不仅仅是一个日常计划或者todo list,APMS的指导原则是:
* 收集一切日常行为和数据、欲望与灵感 *良好分类、评级、组织成体系 *专注于当下、清空 *回顾和转化
APMS不仅局限于日常事务和时间管理,包括购物与理财管理、阅读列表、学习和再培训、生活社交都是以APMS原则为指导。
APMS第一步、收集:解放大脑
–让大脑集中精力做事,把记忆、提醒和行为规划系统外包给APMS。
列出所有任务和事务(下文统一称为Stuff)列表,放入一个收集容器(Stuff Box),无论是你的工作上的任务列表,还是生活中主动或被动的社交、购物、梦想、阅读、理财等等,所有行动都应该从大脑中迁出,归于一个脱离大脑混沌排序的逻辑系统,减少大脑压力。
* 尽力完全迁出脑内显性和隐性关注的Stuff 到这个新系统,让大脑建立对这个系统的信任。
如果不是100%,还需要分配大脑的精力去关注,大脑就很难信任这个系统,于是提醒系统还会不断地push 任务给你,打断你当下的专注和思考。
* 随时随地随手记录下新的任务和事务、灵感、想法(Stuff),不用大脑去记忆。
第二步、Stuff 功能分类
1、没用的垃圾(Trash);
2、目前不需要做的行动、未来的孵化、酝酿(Waiting for );
3、愿景:记录梦想、灵感和期待、特点是模糊的时间界限,但是希望有所期待和提醒自己不要忘记(Someday);
4、项目:需要结合一定的时间去筹划组织的事务,比如说出国读研,可以拆解成几步Action,与日历表Calendar结合(Project);
5、一次行为:在一段时间内通过连续行动就可以完成的目标 比如说打一个电话、查询一个教程、看一本书的一部分(Action)。
6、日历表行程:和自己的契约,有时间硬性要求的事务,比如说几点给某人电话。具有约束力的神圣区域、是规划的时间和行动坐标(Calendar)。
第三步、评级Rating 和分情境Contexts做事、组织成体系
*高级:日历表行程、承诺、责任、需要履约的工作事务、每日锻炼和固定习惯–基本不允许Put it later
*普通:当前事务、长期弹性规划、提高自己的行为、阅读学习–可以允许Put it later 和重新规划
*低级:业余爱好、情绪型事务
我把情境分为了:跑腿、联络、电脑、办公室、家。在什么情境专注于做什么事,完全可以分出很多系统。
对完成收集的购物、阅读、学习、社交种种欲望列表同样评级、分出情境,然后组织成Project–规划上时间和具体实施的行为。组织成系统,并记录每一天的变化。换句话说,除了GTD以外、你的购物清单、记账工具、SNS生活、书单都可以而且应该纳入这个系统:)
第四步,行动(Do it one by one),集中精力开始清空你的Stuff Box
* 做相应Context里的事,从高级到低级 *从最上面的一项开始处理,不要逃避 * 一次只处理一件事情,有容器在,所以可以心无旁骛
*永远不要把任何事情再次放回容器,你可以做的操作是Put it later,但是不要放回收集容器里–这样会让你再次看见他的时候感觉沮丧。
*宏大、复杂的Stuff 细分和拆解成几步action,然后给未来的几步action 订下一个明确或者模糊的列表,现在能执行多少就现在执行。
*突发的事物,马上归入收集容器。重复第三步Rating & Contexts
清空的意义并不是要求做完–要么执行、要么指派他人、要么Put it later to (waiting for)里面
第五步、回顾和总结
回顾 Waiting for –固定时间回顾一次,在条件成熟的情况下,把waiting for里的事务转入Stuff box里来,条件不成熟就转入someday。
回顾 Someday –看看你有什么愿景可以成熟的展开一个计划project。
回顾 已完成事项 –相信我,这会是你觉得充实、秩序和积极的源泉。
回顾 Calendar –重大日程在执行的同时,其记忆也就被留下来了。
结语:
这段时间的使用结果告诉我,APMS一个顺应了大脑特点的系统(轻松、无压、专注、灵活、健忘),所以清空了以后的大脑总是充满了精力甚至是饥渴的去做下一件事,这种感觉非常快乐。
虽然我洋洋洒洒的写下这么多,其实核心思想就是一个,我们日常生活中大脑其实都在做这些事:规划这些Stuff、给这些Stuff分类、分情境、组织成体系、评价、提醒你去做,筹划长期项目和记录突发灵感。–同时还要去执行!解放大脑,外包给APMS吧,这样大脑可以做的更多更好。:)
希望这个匆忙的时代,你找到让自己放松的管理方式。
能坚持看到这里的人,非常感谢你的耐心:) 如果觉得本文还算有些帮助, 欢迎关注 GTD总结(三) 我的APMS工具选择和实践(先小小的透露一下,我推荐的应用工具是Doit.im 和 结合Weekly plan&Diary 功能的本子)